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Was sind hybride Veranstaltungen?

Hybride Events kombinieren Präsenzveranstaltungen mit digitalen Elementen. Das heißt: Ein Teil der Teilnehmenden ist vor Ort, während andere online über eine Eventplattform, beispielsweise Venueless, teilnehmen.

So laufen hybride Events ab

Üblicherweise benötigt ihr für hybride Events Hardware vor Ort, also Kameras und Mikrofone, mit denen euer Programm gestreamt wird und über die Plattform online und live verfolgt werden kann. In Venueless wird dafür eine Streaming-Software als Schnittstelle benötigt.

Bei hybriden Veranstaltungen empfehlen wir außerdem, die Verflechtung von digitalen Teilnehmenden und vor Ort Gruppen zu priorisieren, damit Online-Teilnehmende nicht nur zu “stillen Zuschauenden” werden, sondern die Veranstaltung aktiv mitgestalten können. Für eine reibungslose Vernetzung kann technisches Personal und der “digital first”-Ansatz sehr hilfreich sein. Das bedeutet, dass das Event strategisch zuerst online gedacht wird und danach geplant wird, welche Ressourcen vor Ort benötigt werden. Mehr dazu könnt ihr im Interview mit Bonn.digital nachlesen, die bereits erfolgreich hybride Events umgesetzt haben!

Das sind die Vorteile

Wir erinnern uns dunkel, spätestens seit der Pandemie haben Onlineveranstaltungen an Fahrt aufgenommen und das aus gutem Grund: Hybride oder Online-Events bieten viel mehr Inklusion, als eine traditionelle Veranstaltung vor Ort.
Ob aus gesundheitlichen, finanziellen oder anderen persönlichen Gründen, nicht jede Person will oder kann reisen. Solche Veranstaltungen sind für Viele also von großem Vorteil. Manche Menschen präferieren es auch, erst virtuell in Veranstaltungen “reinzuschnuppern”, bevor sie sich dazu entscheiden, Kosten und Zeit für einen physischen Besuch zu investieren.

Da insgesamt weniger gereist wird und weniger Menschen beispielsweise mit Catering, Werbemitteln und räumlichen Trägern wie Heizung, Strom, Toiletten und Sitzgelegenheiten versorgt werden müssen, werden enorme Ressourcen eingespart. Bei Venueless hosten wir mit Ökostrom, das bedeutet also einen weiteren Pluspunkt für die Umwelt.

Hybride Events bieten dank durchdachter Eventplattformen alle Möglichkeiten, um sich kennenzulernen und Vernetzung von digitalen Gruppen und denen vor Ort zu ermöglichen. Aktiviert in Venueless beispielsweise Chatmöglichkeiten, Frage- und Umfragetools und digitale Ausstellungsbereiche zum Networken. Stellt ausgedruckte QR-Codes vor Ort auf, mit denen euer Live-Publikum an digitalen Abstimmungen teilnehmen kann. Die Abstimmungsergebnisse und Chats lassen sich beispielsweise über Bildschirme in eurer Veranstaltungsstätte verfolgen.

Auch mehrere digitale Räume zu eröffnen und parallel zu streamen oder sich auszutauschen ist mit Venueless ganz leicht möglich. Die Kapazitäten solcher Online-Veranstaltungen sind oft flexibel und anpassbar. Hier also nochmal die Zusammenfassung:

1. Erweiterung eurer Zielgruppe
   
   
2. Flexibilität und niedrigere Barrieren für Teilnehmende
   
   
3. Kosteneinsparungen für euch und Teilnehmende
   
   
4. Nachhaltigkeit durch Ressourceneinsparungen
   
   
5. Interaktive Möglichkeiten dank Chat, Fragen- und Umfragentool
   
   
6. Längere Verfügbarkeit der Inhalte mittels Online-Mediathek und durch Aufzeichnungsmöglichkeiten
   
   
7. Risikominimierung, z.B. wegen Wettereinflüssen
   
   

Das Setup eines hybriden Events.

Keine technischen Vorkenntnisse für Besuchende nötig

Euer hybrides Event lässt sich mit Venueless problemlos über eine URL im Browser erreichen. So benötigen eure Teilnehmenden weder technische Vorkenntnisse, noch komplizierte Downloads oder mühsame Installationen!

Gut zu wissen

Unterschiedliche Zugangslinks mit passenden Event-Berechtigungen lassen sich in Venueless ganz leicht im Zusammenspiel mit der Ticketingsoftware pretix umsetzen.
Für eure Veranstaltung lässt sich dafür ein eigener Online-Ticketshop erstellen, über dem Teilnehmende ihr Ticket erwerben können. Ein Klick in der eigenen Bestellübersicht genügt, damit Teilnehmende oder Vortragende ihren passenden Zugang finden.

Wieso kein reines Online-Format?

Ganze Programmpunkte oder eine komplette Konferenz online durchzuführen ist zwar mit einer Eventplattform wie Venueless durchführbar und kostengünstiger, als ein reines Live-Event durchzuführen. Diese Veranstaltungsform bietet aber oft weniger persönliche Atmosphäre und Gelegenheit zu spontanen Begegnungen, aus denen häufig neue Ideen und Kooperationen entstehen. Hier wird das “hybrid” zum echten USP und bietet für einige Menschen einen sehr nahen und persönlichen Austausch, je nach Reisemöglichkeit und Präferenz.

Fazit

Hybride Events verbinden das Beste aus zwei Welten: Persönliche Begegnungen vor Ort und flexible digitale Teilhabe. So erreicht ihr nicht nur ein größeres Publikum, sondern schafft auch ein inklusives Eventerlebnis, das keine Grenzen kennt – weder räumlich noch technisch!