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Digitale und hybride Events klingen für viele Menschen nach einem unmoderierten Video-Call, der nebenbei läuft, oder einer chaotischen Plattform, auf der mehr Werbung als Inhalt steckt. Seien wir ehrlich: das gibt es, aber niemand profitiert dabei. Teilnehmenden, die digital dabei sind, fehlt das Miteinander und Veranstaltenden fehlt der Anreiz, mehr zu schaffen. Dabei können digitale und hybride Veranstaltungen Mehrwert und Reichweite generieren.

Das Ziel erkennen

Digitale Eventplattformen sollen nicht als Werbeplattform verstanden werden. Ja, die Präsentation von Sponsor*innen, Speaker*innen und mehr ist Teil des Veranstaltungserlebnis, aber im Zentrum stehen für viele Teilnehmende Networking und das gezielte Sammeln von wertvollen Informationen. Gleichzeitig birgt ein Auftritt auf der Bühne, dessen in einer einfachen Videokonferenz läuft, die Gefahr, lieblos zur wirken und keine echte Aufmerksamkeit zu schaffen. Am Anfang des Erlebnisses steht darum die Planung. Was soll das tatsächliche Ziel sein? Will die Eventplanung lediglich zeigen, was vor Ort los ist, oder Teilhabe ermöglichen? Wie kommen Teilnehmende zum digitalen Teil der Veranstaltung? Und wo können die Vorteile der Eventplattform auch vor Ort begeistern?

Wir wissen, dass Veranstaltende immer wieder vorm Abwägen stehen. Wie viele Leute kommen oder welche Bühnen auch online zur Verfügung stehen sollen ist manchmal erst kurzfristig absehbar. Bei rein digitalen Veranstaltungen geht es dagegen um die Frage, wie viele Räume zur Vernetzung nötig sind. Manche Workshopräume der Plattform sollen nur bestimmten Ticketkäufer*innen zur Verfügung stehen, andere dem Moderationsteam, das zusätzliche Berechtigungen braucht, vorbehalten sein. Je mehr vorab eingestellt werden kann, umso reibungsloser läuft die Veranstaltung für alle Seiten ab.

Schafft Verbindungen. Beispielsweise mit Umfragen, der Möglichkeit, eigene Fragen zu stellen, einem gemeinsamen Whiteboard und mehr!

Emotionen schaffen

Großartige Events brauchen Emotionen und eine Gemeinschaft. Digital bedeutet aber nicht “einsam”. Im Gegenteil. Digital besteht die Möglichkeit, Emotionen auch auf Entfernung zu wecken. Ein Chat neben dem Stream, in dem Teilnehmende über das Gehörte diskutieren können - idealerweise angeregt und moderiert durch eine Person vom Eventmanagement - schaffen Wertschätzung und Aufmerksamkeit. Wenn Fragen von der digitalen Plattform vor Ort gezeigt und beantwortet werden oder Umfragen für Teilnehmende vor Ort wie digital freigeschaltet werden, so dass ein gemeinsamer Wert entsteht, entstehen hybride Vernetzung.

Auch wenn die Veranstaltung rein digital stattfindet sind diese einfachen Impulse Teil des Besuchserlebnis. Wer dabei sein kann, statt nur zusehen muss, engagiert sich mehr und geht mit einem positiveren Erlebnis aus der Veranstaltung. Gerade digital ist es darum wichtig, für Austausch aktiv Zeit und Raum einzuplanen. Workshopräume bieten oft interaktive Teile, wie ein Whiteboard, auf dem alle ihre Gedanken zu einem Thema festhalten können oder gemeinsam ein Bild malen.

Digitale und hybride Events können echten Mehrwert bieten, wenn sie gut geplant und sinnvoll umgesetzt sind.

Hier setzt Venueless an

Ob über individuell erstellte Links, die Veranstaltende an ihre Teilnehmenden weiterleiten können, einen universellen Zugang für alle oder die Anbindung an das Ticketingsystem pretix gibt es verschiedene Möglichkeiten, Zugang zum Event zu ermöglichen. Auch Kombinationen sind dabei problemlos möglich. Im Gegenzug kann in pretix beispielsweise erfasst werden, wer die Veranstaltung tatsächlich besucht hat und in Venueless finden sich weitere Exporte, die für Teilnahmebescheinigungen und die Auswertung der Veranstaltung hilfreiche Informationen liefern. Nicht nur hier berät unser Support-Team, wie die beste Lösung für die Veranstaltung aussehen kann.

Veranstaltende bekommen dabei frühzeitig Zugang zu den Konfigurationsmöglichkeiten und können das Veranstaltungslogo hochladen, Farben von Seitenleiste und Buttons, Raumnamen, sowie Informationen wie den Zeitplan oder digitale Ausstellungen in Ruhe einrichten. Die ersten Schritte können auch von unserem Support übernommen werden. Wer mit pretalx arbeitet, kann sogar einfach den Zeitplan der Software fürs Konferenzmanagement in Venueless einbinden.

Eine übersichtliche Sidebar, Benachrichtigungen, die Teilnehmende bei neuen Nachrichten oder Ankündigungen auch akustisch informieren können und eine klare Struktur der einzelnen Bereiche helfen, den Überblick zu behalten. Dabei bringt Venueless viele weitere Funktionen mit. Das Nutzerprofil mit eventspezifischen Fragen zu ergänzen und für Bühnen sowie Workshopräume individuell zu entscheiden, ob Chat, Fragenfunktion oder Umfragefeature aktiviert sein sollen, ergänzen die große Anpassbarkeit.