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Bonn.digital ist eine Agentur für digitale Kommunikation aus Bonn, die sich auf Social-Media-Beratung, Community-Management, Medienproduktion, und (digitales) Event-Management spezialisiert hat und spätestens seit 2020 gehören auch die Planung und Durchführung hybrider Events zur Tagesordnung. Daniela aus dem Venueless-Marketing-Team hat sich nach dem ersten Interview mit Bonn.digital erneut mit Geschäftsführer Sascha Foerster zusammengesetzt und diesmal im Detail über die Umsetzung hybrider Events gesprochen.

Daniela: Aus welchen Gründen habt ihr angefangen, hybride Veranstaltungen umzusetzen?

Sascha: Wirklich "virulent" wurde das Thema mit Corona Anfang 2020. Wir planten gerade das Barcamp Bonn im Sommer und stellten fest, dass es unter den gegebenen Umständen so nicht stattfinden konnte. Wir wollten daher das Barcamp-Gefühl, diese Nähe, den direkten Austausch der Teilnehmenden, direkt ins Digitale übertragen. Das ist uns dank der Live-Event-Software Venueless und pretalx, in Kombination mit dem Ticketingsystem pretix, sehr gut gelungen. Die drei Tools lassen sich hervorragend zu einer leicht bedienbaren und souveränen Digital-Event-Lösung verbinden. 

Erst 2021/22 fing es so langsam an, dass wir wieder "echte" Locations in beschränktem Maße nutzen konnten: Das war bei uns die Geburt der Hybrid-Events. Für uns war es selbstverständlich, dass virtuelle Teilnahmen an Events sehr gut umsetzbar sind. Warum sollten entfernte Teilnehmende nun wieder mit einem rein passiven Livestream abgespeist werden? Wir wollten die Grenzen weiter verschieben, um das Digitale und das Persönliche vor Ort wieder zu verbinden, diesmal von der digitalen Seite aus. Und auch das ist dank Venueless kein Problem: Remote- und Vor-Ort-Speaker*innen, gemischte Talk-Runden mit Online- und Vor-Ort-Gästen, Teilnehmende und Zuschauende weltweit in gemeinsamen Räumen. Alle Menschen sollten eine gemeinsame digitale Plattform nutzen können, egal wo sie sind.

Daniela: Das sind wirklich tolle Gedanken, die viel mehr Veranstaltende mitnehmen sollten. Sprechen wir aber über das Setup einer hybriden Veranstaltung. Gehen wir von 150 Teilnehmenden aus, 100 Vor-Ort und 50 remote. Wie lang dauert die Vorbereitung auf so ein Event? Was muss alles vorher gemacht werden, insbesondere technisch?

Sascha: Es kommt darauf an, wie so schön gesagt wird, wenn es keine pauschale Antwort gibt. Entscheidend ist, welches Event im Fokus steht, also digital oder analog, oder ob man allen Teilnehmenden wirklich zu 100% das Gefühl geben möchte, gleichzeitig und gemeinsam dabei zu sein. Ideal sind mindestens drei, besser sechs Monate Vorlaufzeit. Dann kann man damit rechnen, dass "drei Events in einem" geplant werden müssen: Einmal das Vor-Ort-Event, mit Location, Catering und Technik. Dann das Remote-Event mit einer digitalen Location, wie beispielsweise Venueless. Zu guter Letzt muss die Verbindung zwischen beiden Welten geschaffen werden, durch Technik und Planung, aber auch in der Moderation und Kommunikation. 

Hinzu kommt das, was zu jedem Event gehört: Die Gewinnung von Speaker*innen, das Marketing und das Ticketing. Hier ist es natürlich möglich durch die hohe Flexibilität und die Integration von nützlichen Tools zu punkten, z.B. wenn ein Ticketing-System gleichzeitig für das Hybrid- und vor Ort-Event genutzt werden kann, sodass Teilnehmende spontan zwischen den Eventversionen wechseln können.  

Daniela: Das hört sich nach viel Vorbereitung an. Wie viele Menschen sind normalerweise an solchen Setups beteiligt?

Sascha: Tatsächlich ist so ein Projekt mit den richtigen Fachkräften sehr gut machbar. In der Regel gibt es eine Projektleitung, eine Stellvertretung und ein bis zwei Menschen, die das Team unterstützen. Wenn das Event dann stattfindet, kommen noch mal einige Dienstleistende, Hilfskräfte und Freelancer*innen dazu, je nachdem, was gebucht und gewünscht ist. Auf Seiten der Kund*innen gibt es meist eine ähnliche Konstellation.

Die Kunst ist, dass alle Hand in Hand mit der hybriden Vision im Kopf arbeiten müssen: Die Menschen, die die Veranstaltung planen, die Event-Techniker*innen und die Digital-Teams, die die digitalen Workflows aufbauen. Aber wenn alles eingeübt ist, dann ist es fantastisch, welches Event-Gefühl erzeugt werden kann. Es gibt den Teilnehmenden die Freiheit, fast ohne Kompromisse zu entscheiden, ob sie remote oder vor Ort teilnehmen. Sie sind immer voll dabei und können das Event in allen Aspekten genießen, was wirklich ein einzigartiger Unique-Selling-Point ist.

Daniela: Klingt großartig! Wie bereits erwähnt, benutzt ihr schon lang unsere Eventsoftware Venueless für die Umsetzung hybrider Veranstaltungen. Wie einfach ist die Organisation damit für euch, vor allem im Hinblick vor allem im Hinblick auf die Integrationen pretix und pretalx?

Sascha: "Easy möchte ich sagen, alle Tools arbeiten Hand in Hand. Wir nutzen pretix für das Ticketing und die Anmeldung zur Veranstaltung. pretix ist direkt in Venueless integrierbar, so dass sich mit einem Klick die digitale Location mit dem eigenen Ticket betreten lässt. Mit der pretalx-Integration sammeln wir im Vorfeld schon digital die Themenvorschläge ein, vor Ort arbeiten wir dann aber klassisch mit DIN-A4-großen Post-Its, die wir dann nach der Sessionplanung wiederum schnell in pretalx digitalisieren, oder wir planen direkt live mit pretalx im Livestream.

Venueless bietet dann die Möglichkeit unbegrenzt viele virtuelle Räume anzulegen, in denen sich die Teilnehmenden treffen können. Die Vielzahl der interaktiven Features, z.B. kollaborative Whiteboard oder die Ausstellungs-Funktion, macht Venueless für viele Arten von Veranstaltungen interessant, egal ob klassische Konferenz, Messe oder interaktive Networking-Formate. Ein praktisches Feature für Live-Umfragen ist ebenfalls voll integriert, so kann man am Ende des Events alle Teilnehmenden fragen, wie es Ihnen gefallen hat und was verbessert werden kann.

Daniela: Freut uns zu hören, dass alles so einwandfrei läuft! Wie laufen die Veranstaltungen dann für die Teilnehmenden vor Ort ab? 

Sascha: Mit dem Ticket auf dem Handy, auf Papier oder auch nur mit dem "guten Namen" kommen Teilnehmende an unseren Empfangsstand, werden freundlich begrüßt und bekommen ihr persönliches Lanyard. Währenddessen können wir die Person als eingecheckt markieren und wissen so genau, wie viele Teilnehmende vor Ort anwesend sind. 

Danach können sich die Gäste über pretalx jederzeit digital über das Programm informieren. Mit der Plattform schaffen wir dann die Brücke für den digitalen Raum. Für jeden "echten" Raum gibt es ein Pendant mit Chat-, Umfrage- und weiteren Dialog-Möglichkeiten in der digitalen Welt. So können Teilnehmende digital, aber auch analog Fragen an ein Podium stellen. Die Fragen können dann auf einem großen Display vor Ort angezeigt werden und sind somit für alle sichtbar, auch ohne Handy.

Daniela: Hört sich wirklich nach einer reibungslosen Vernetzung an, bei der alle integriert werden. Was ist dir bei der Planung hybrider Events sonst noch besonders wichtig?

Sascha: Mir ist besonders das Thema "Augenhöhe" wichtig. Bei unseren Veranstaltungen möchte ich nicht, dass die Remote-Teilnehmenden sich wie Gäste zweiter Klasse fühlen, weil sie weniger Beteiligungsmöglichkeiten erhalten, als die Menschen vor Ort. Dazu gehört es auch, dass es im besten Fall eine doppelte Moderation gibt, sodass Menschen vor Ort auch digital zugeschaltet zu Wort kommen können. All das ist keine Zauberkunst mehr, wenn man Venueless in seinem vollem Umfang einzusetzen weiß. 

Daniela: Ja, das ist ein in wichtiger Punkt. Apropos Venueless in vollem Umfang: Wie groß war die größte hybride Veranstaltung, die ihr mit Venueless umgesetzt habt? Wie viele Menschen konntet ihr vernetzen?

Sascha: Das größte hybride Event war ein Banken-Kongress, mit ca. 1000 Teilnehmenden vor Ort und ca. 400 Teilnehmenden, die sich remote zugeschaltet haben. Vier Bühnen wurden parallel live gestreamt, da die Speaker*innen alle vor Ort waren. Die Moderation hat die Fragen und Feedback über Venueless eingesammelt, so konnten alle mitmachen.

Außerdem gab es einen zusätzlichen Kanal, der exklusiv für die Remote-Zuschauenden gedacht war, mit direkter Interaktionsmöglichkeit mit den Speaker*innen nach dem Vortrag. So konnte man dort noch mal in einer persönlichen Videokonferenz seine Fragen stellen, was man sonst gerne mal neben der Bühne macht, wenn der Vortrag vorbei ist. Unser Job war die hybride Konzeption, für die Technik haben wir mit Partnern vor Ort zusammengearbeitet. Wir konnten übrigens unsere Arbeit vollständig aus Bonn im Homeoffice erledigen - und glücklicherweise blieb unser Support-Telefon sehr still, weil alles so reibungslos lief!

Daniela: Klingt super! Blicken wir mal gemeinsam in die Zukunft. Wie viel Potenzial haben hybride Veranstaltungsformate deiner Meinung nach in den kommenden Jahren? 

Sascha: Barcamps und hybride Events haben so konjunkturelle Phasen. Momentan hat das Bedürfnis nach digitalen Erlebnissen nachgelassen, es fühlt sich manchmal wieder etwas wie in der Vor-Corona-Zeit an. Ebenso sind die Budgets gerade enger und so wird selten in hybride Events investiert. Aber ich freue mich auf die nächste Welle, wenn es wieder bergauf geht und Ideen zählen! Die haben wir, und hybride Formate haben defintiv ihre Stärken: Mit ihnen kann man Menschen weltweit an einen Ort zusammenbringen und dabei auch die Nachhaltigkeit im Blick behalten und Reisekosten sparen. Hybride Events ermöglichen eine größere Flexibilität, die mehr Menschen einbinden hilft, zum Beispiel wenn jemand keine Möglichkeit hat zu reisen oder gerne nach oder während des Events zu Hause sein möchte oder muss. Und es erlaubt eine hohe Interaktivität, wenn digitale Elemente auch in Vor-Ort-Events eingebunden werden.

Daniela: Wir denken auch, dass diese Zeit kommen wird und sind natürlich auch schon gewappnet. Was könnten wir abgesehen vom Abwarten tun, damit mehr Veranstaltende hybride Events umsetzen? 

Sascha: Ein Schlüssel zu mehr hybriden Events ist der Austausch und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Gewerken in der Event-Branche. Die klassischen Event-Techniker*innen sind Profis in ihrem Gebiet, Digital-Event-Planer sind super in ihrem Bereich. Der Trick ist es, beides so zu verbinden, dass für die Teilnehmenden einzigartige Erlebnisse in der Verbindung entstehen. Da kann noch so viel mehr ausprobiert werden. Wir sind jedenfalls bereit und haben Bock, dieses Feld der Möglichkeiten weiter auszuloten und zu schauen, was möglich ist und was die Bedürfnisse der Teilnehmenden noch besser erfüllt!

Fazit:

Die Umsetzung hybrider Events ist mit dem richtigen Know-How nicht schwer. Wer sich das nicht alleine zutraut, engagiert am besten eine Agentur wie Bonn.digital. Dort sind Profis am Werk und wissen, wie man Hybride- und Online-Events reibungslos durchführt.

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